Ajuda de custo: quando, como e quanto pagar? [Leis e como funciona]
Parte dos direitos do trabalhador previstos na CLT, a ajuda de custo é motivo de dúvidas para muitos empresários: quando deve ser pago? Como é feito esse desconto?
Ainda, muita gente não sabe bem como funciona a ajuda de custo e quais despesas ela cobre no que diz respeito às necessidades dos funcionários, bem como quais as condições de deslocamentos e mudanças essa ajuda prevê.
Para garantir que a sua empresa se mantenha na regularidade e cumpra com a legislação prevista na CLT, promovendo uma cultura organizacional que valoriza o funcionário, é essencial que a gestão e o departamento de RH estejam alinhados nessa demanda, entendendo como tudo funciona.
É por isso que a MaxxCard, parceira do seu negócio e especialista em descomplicar a sua gestão de benefícios, preparou um conteúdo especial!
Confira com a gente o que é a ajuda de custo, como funciona esse benefício, e quanto você deve pagar para o seu time de colaboradores.
Boa leitura!
O que é ajuda de custo e como ela funciona?
A ajuda de custo é o valor pago, mensalmente, pela empresa aos seus colaboradores, para cobrir as despesas que envolvem deslocamentos até o trabalho ou em atividades externas, viagens corporativas, e situações afins.
Isso significa que, toda vez que o funcionário precisa realizar alguma demanda da empresa fora do ambiente de trabalho, e que gere custos, ele deve ser reembolsado por meio da ajuda de custo.
Esse auxílio pode ser pago ao funcionário de forma definitiva ou provisória, e pode ser um valor combinado antecipadamente, pago por meio de dinheiro físico ou por um cartão corporativo.
O que diz a lei sobre a ajuda de custo? (Art. 470 CLT)
A Consolidação das Leis do Trabalho determina que deve ser paga a quantia necessária para cobrir as despesas que o funcionário tem quando precisa se mudar do local de trabalho, seja de maneira fixa ou temporária.
A Lei ainda interpreta essa demanda, do ponto de vista empresarial, como uma espécie de “dano” sofrido pelo trabalhador – uma vez que ele teve que desembolsar alguma quantia em prol da empresa, caracterizando uma prática “indenizatória” a ser assumida pela empresa.
Segundo o artigo 470 da CLT, ainda, a ajuda de custo está na mesma categoria que outros benefícios a serem recebidos pelo empregado, como premiações, auxílio alimentação e abonos, o que define que a ajuda de custo não integra o salário do funcionário.
Quais são os tipos de ajuda de custo?
Foto: Unsplash
De acordo com a CLT, a ajuda de custo pode ser feita de duas formas.
A primeira delas, a ajuda de custo substituta, é quando a empresa oferece, previamente, uma quantia para custear alguma demanda corporativa a ser desempenhada pelo funcionário, como ao invés de reembolsar o colaborador.
Um exemplo clássico de ajuda de custo substituta é quando o funcionário pode optar pelo vale combustível ao invés do vale-transporte, se decidir ir de carro para o trabalho.
Já o outro tipo de ajuda de custo é a de complemento, que é a que já possui um valor definido, independentemente de como o funcionário decide utilizá-la.
Vamos supor que o funcionário precise se mudar por conta do trabalho: isso vai demandar despesas com transporte, mudança, aluguel de imóvel e necessidades afins.
A empresa oferece ao colaborador uma quantia equivalente para custear todos esses gastos, mas sem definir de que forma o funcionário pode gastar, nem solicita recibos que comprovem o uso da ajuda de custo.
Requisitos para o pagamento da ajuda de custo (despesas e gastos)
É essencial que a empresa defina quais são os requisitos para o pagamento da ajuda de custo, pois essa organização contribui para a organização contábil da empresa e evita problemas futuros.
Isso porque são muitos os casos de funcionários que iniciam ações trabalhistas solicitando o pagamento posterior de ajuda de custos, alegando despesas não pagas pela empresa.
Logo, para que a empresa caminhe na legalidade trabalhista e o funcionário não se sinta lesado, certifique-se de estar cumprindo os requisitos para o pagamento da ajuda de custo, que são:
- compromissos de trabalho, como palestras e cursos;
- remanejamento de funcionário para um novo local de trabalho;
- mudança envolvida no deslocamento do funcionário como demanda corporativa.
Ajuda de custo integra salário/remuneração do empregado?
Como citamos logo acima, a ajuda de custo não integra a remuneração do funcionário.
Isso porque esse auxílio é categorizado pela CLT como sendo da mesma natureza tributária que o vale-alimentação, auxílio viagem, abonos, bonificações e vantagens afins.
Ainda, por conta dessa categorização, a ajuda de custo, também, não incide sobre o INSS, bem como não incide sobre o FGTS e a declaração de Imposto de Renda – logo, a ajuda de custo não pode ser descontada.
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Como deve ser realizado o cálculo da ajuda de custo?
Para que o cálculo seja feito de maneira correta e sem prejuízos, tanto para a empresa, quanto para o funcionário, devem ser considerados os valores que o trabalhador apresenta para o RH como gastos nas atividades corporativas.
O departamento responsável analisa esses gastos de acordo com o tipo de ajuda de custo adotado pela empresa (substituta ou de complemento).
Destacamos ainda que é essencial que a empresa contrate uma assessoria profissional para a realização desse cálculo, uma vez que os valores e descontos podem ser complexos.
Mais facilidade e menos burocracia: como funciona e por que vale a pena usar cartão pré-pago empresarial?
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Para facilitar o controle financeiro da empresa e garantir o cumprimento dos direitos trabalhistas quanto à ajuda de custo, uma boa opção é aderir ao cartão pré-pago empresarial.
Trazendo muito mais comodidade para toda a equipe, esse tipo de cartão funciona sendo recarregado pela empresa, com um valor acordado com os prestadores de serviço, para que sejam custeadas as despesas empresariais.
Trazendo muito mais controle financeiro e de compliance para a empresa, o uso do cartão pré-pago empresarial ajuda a gerenciar as contas e garantir que o funcionário tenha tudo o que precisa para desempenhar suas atividades empresariais.
Conclusão
E então, tudo certo sobre como funciona a ajuda de custo e como ela deve ser paga ao seu time de colaboradores?
Para garantir que a sua empresa esteja sempre de acordo com a legislação, e ainda proporcione uma política de comprometimento e assistência aos seus funcionários, é essencial se atentar para esses e outros assuntos, e usar de facilidades como o MaxxCard para otimizar a gestão de benefícios do seu time.
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