Reembolso de despesas dos funcionários: como fazer, leis e dicas
Uma das principais demandas do RH de uma empresa, saber lidar com o reembolso das despesas dos funcionários é uma tarefa muito importante para o controle financeiro corporativo.
Além disso, é preciso estar atento a todas as considerações relacionadas a esse assunto, uma vez que é importante para manter a legalidade fiscal da empresa.
Quer saber tudo sobre reembolso de despesas dos funcionários? A MaxxCard ajuda você!
Confira abaixo nosso guia completo sobre o assunto e tire suas dúvidas.
Boa leitura!
O que é reembolso de despesas?
A definição de reembolso pode ser entendida como o processo que envolve o pagamento da empresa ao funcionário no que compete aos gastos advindos do desempenho de suas atividades.
Ou seja, são valores para cobrir despesas como:
- viagens a trabalho;
- auxílio para compra de combustível;
- contribuição para estrutura de trabalho em home office;
- e mais situações afins.
O que diz a legislação sobre reembolso de despesas?
De acordo com a legislação vigente acerca das leis trabalhistas, a CLT, não existe apenas uma forma de prover o reembolso de despesas ao funcionário.
Uma das formas mais comuns é quando o colaborador encaminha comprovantes e notas fiscais para o setor financeiro, que realiza o reembolso.
Em outros casos, em viagens corporativas, por exemplo, a própria empresa já disponibiliza um valor que pode ser gasto pelo colaborador, e qualquer gasto extra fica por conta dele.
Ainda, é possível a empresa trabalhar com uma modalidade 50/50: metade do valor destinado no início da despesa e uma outra parte compensada, após a prestação do serviço.
Os reembolsos de empresas devem ser tributados?
Considerando que os gastos com as despesas de trabalho não fazem parte do salário do colaborador, não deve-se contar a incidência de encargos trabalhistas.
Reembolso de despesas CLT: como funciona?
De acordo com a reforma trabalhista de 2017, todos os processos de reembolsos trabalhistas ficaram mais flexíveis, podendo ser acordado da melhor forma entre o empregador e o funcionário.
Ainda podem ser seguidas as formas de pagamento descritas acima, desde que seja conversado previamente, entre ambas as partes, como será feita essa indenização.
Como reembolsar uma despesa?
![Notebook, caderno e celular sobre uma mesa compartilhada. Mãos fazendo gesto de concha em direção à tela do notebook, simbolizando receber reembolso de despesas](http://elo.maxxcard.com.br/wp-content/uploads/2022/09/reembolso-de-despesas-como-fazer.jpg)
![Notebook, caderno e celular sobre uma mesa compartilhada. Mãos fazendo gesto de concha em direção à tela do notebook, simbolizando receber reembolso de despesas](http://elo.maxxcard.com.br/wp-content/uploads/2022/09/reembolso-de-despesas-como-fazer.jpg)
São muitas as formas de fazer esse processo.
Aqui, a empresa faz o reembolso de uma maneira que se adeque à realidade do negócio, contribuindo para a facilidade na rotina contábil.
Geralmente, os meios mais utilizados pelas empresas para reembolso de despesas em seus registros de contabilidade são os processos manuais e processos automatizados.
Saber qual das modalidades mais se adequa à sua empresa vai depender do volume de reembolsos mensal.
Como lançar reembolso na folha de pagamento?
Apesar de não sofrer com os encargos trabalhistas, é preciso que o reembolso da despesa empresarial conste na folha de pagamento.
Para isso ser feito de maneira correta, no documento os valores devem estar destacados, em suas parcelas integrantes e não integrantes da remuneração, e os depósitos legais.
Quanto tempo a empresa tem para fazer o reembolso?
De acordo com a legislação brasileira, não existe um limite pré-determinado para o pagamento de um reembolso por despesa empresarial.
Cada empresa pode instituir sua política de reembolso, desde que os prazos fiquem bem claros para o funcionário, com um acordo entre ambas as partes.
As despesas mais comuns no processo de reembolso de despesas
Confira abaixo quais são as principais despesas reembolsadas por empresas no Brasil:
- atividades no home office;
- despesas com combustível;
- despesas médicas e hospitalares;
- despesas com viagens empresariais;
- transferência de domicílio decorrente do trabalho;
- entre outras despesas.
Leia também: O que é EVP? Importância e como fazer na sua empresa [Guia]
O que não é reembolsável?
Todo o processo de reembolso ou ressarcimento pode ser definido pela própria empresa, que cria uma política do que será pago de devolução, desde que de acordo com a lei.
Nem todas as despesas dos colaboradores são de caráter reembolsável, e cabe à empresa preparar um documento oficial, que elenque tudo o que será devolvido ao funcionário.
Quando falamos sobre despesas que não são reembolsáveis, nos referimos a qualquer tipo de despesa que não teve relação com o desempenho do trabalho.
Como fazer o reembolso de despesas dos funcionários? Passo a passo
![Pessoa usando notebook para fazer reembolso de despesas](http://elo.maxxcard.com.br/wp-content/uploads/2022/09/reembolso-de-despesas-passo-a-passo.jpg)
![Pessoa usando notebook para fazer reembolso de despesas](http://elo.maxxcard.com.br/wp-content/uploads/2022/09/reembolso-de-despesas-passo-a-passo.jpg)
Como mencionamos acima, o processo de reembolso pode ser feito de maneira manual ou automatizada, com o uso de ferramentas como o Excel e demais programas de organização de documentos e criação de planilhas.
Confira abaixo o passo a passo que a MaxxCard preparou para ajudar a sua empresa:
1. Elabore uma política de reembolso de despesas
Na política destinada a essa demanda corporativa, é preciso deixar bem claro o que vai ser ressarcido ou não pela empresa, bem como as condições para esse pagamento e os prazos que a empresa deve cumprir.
O colaborador deve estar de acordo com esses termos antes de solicitar por um reembolso de despesas.
2. Valide e compute os recibos
Aqui, os comprovantes fiscais e demais documentos que comprovem a despesa devem ser coletados e guardados pela empresa.
Nessa etapa, as despesas desses recibos digitalizados devem ser adicionadas no sistema contábil utilizado pela empresa, sempre gastos permitidos e de acordo com a política empresarial em questão.
3. Use um cartão de benefícios flexíveis para o reembolso
O reembolso não precisa, necessariamente, ser em dinheiro: é possível oferecer aos colaboradores um cartão de benefícios flexíveis, desde que equivalente à devolução em questão, e às políticas de reembolso da empresa.
Com a MaxxCard, por exemplo, você garante uma série de vantagens que vão contribuir para a lista de benefícios que a sua equipe pode usufruir; clique aqui para conhecer mais!
4. Reembolse o funcionário em um prazo curto
Busque reembolsar o seu colaborador no menor prazo possível, para evitar esquecimentos ou qualquer outro tipo de compromisso financeiro.
O reembolso, inclusive, deve ser exatamente igual ao valor da despesa – nem mais, nem menos.
Os recibos de pagamento de reembolsos devem ser adicionados, também, ao sistema contábil, e permanecer guardados pelo prazo de até 5 anos.
5. Revise o processo frequentemente, para haver aprimoração contínua
Logo que a política de reembolso começar a ser implementada na sua empresa, é normal que ela sofra por adaptações para melhor se adequar às necessidades do negócio.
Por isso, incentive o setor contábil a sempre acompanhar essa demanda, buscando melhorias que facilite o reembolso de despesas tanto para o colaborador quanto para a empresa.
Conclusão
Agora você sabe tudo sobre como funciona o reembolso de despesas para funcionários!
Busque sempre estar atento às modificações nessa área, para manter a sua empresa dentro da regularidade e fidelizar seus funcionários com uma política de benefícios realmente eficiente.
Para mais dicas e informações, acesse o blog completo da MaxxCard.