Reembolso de despesas dos funcionários: como fazer, leis e dicas
Uma das principais demandas do RH de uma empresa, saber lidar com o reembolso das despesas dos funcionários é uma tarefa muito importante para o controle financeiro corporativo.
Além disso, é preciso estar atento a todas as considerações relacionadas a esse assunto, uma vez que é importante para manter a legalidade fiscal da empresa.
Quer saber tudo sobre reembolso de despesas dos funcionários? A MaxxCard ajuda você!
Confira abaixo nosso guia completo sobre o assunto e tire suas dúvidas.
Boa leitura!
O que é reembolso de despesas?
A definição de reembolso pode ser entendida como o processo que envolve o pagamento da empresa ao funcionário no que compete aos gastos advindos do desempenho de suas atividades.
Ou seja, são valores para cobrir despesas como:
- viagens a trabalho;
- auxílio para compra de combustível;
- contribuição para estrutura de trabalho em home office;
- e mais situações afins.
O que diz a legislação sobre reembolso de despesas?
De acordo com a legislação vigente acerca das leis trabalhistas, a CLT, não existe apenas uma forma de prover o reembolso de despesas ao funcionário.
Uma das formas mais comuns é quando o colaborador encaminha comprovantes e notas fiscais para o setor financeiro, que realiza o reembolso.
Em outros casos, em viagens corporativas, por exemplo, a própria empresa já disponibiliza um valor que pode ser gasto pelo colaborador, e qualquer gasto extra fica por conta dele.
Ainda, é possível a empresa trabalhar com uma modalidade 50/50: metade do valor destinado no início da despesa e uma outra parte compensada, após a prestação do serviço.
Os reembolsos de empresas devem ser tributados?
Considerando que os gastos com as despesas de trabalho não fazem parte do salário do colaborador, não deve-se contar a incidência de encargos trabalhistas.
Reembolso de despesas CLT: como funciona?
De acordo com a reforma trabalhista de 2017, todos os processos de reembolsos trabalhistas ficaram mais flexíveis, podendo ser acordado da melhor forma entre o empregador e o funcionário.
Ainda podem ser seguidas as formas de pagamento descritas acima, desde que seja conversado previamente, entre ambas as partes, como será feita essa indenização.
Como reembolsar uma despesa?
São muitas as formas de fazer esse processo.
Aqui, a empresa faz o reembolso de uma maneira que se adeque à realidade do negócio, contribuindo para a facilidade na rotina contábil.
Geralmente, os meios mais utilizados pelas empresas para reembolso de despesas em seus registros de contabilidade são os processos manuais e processos automatizados.
Saber qual das modalidades mais se adequa à sua empresa vai depender do volume de reembolsos mensal.
Como lançar reembolso na folha de pagamento?
Apesar de não sofrer com os encargos trabalhistas, é preciso que o reembolso da despesa empresarial conste na folha de pagamento.
Para isso ser feito de maneira correta, no documento os valores devem estar destacados, em suas parcelas integrantes e não integrantes da remuneração, e os depósitos legais.
Quanto tempo a empresa tem para fazer o reembolso?
De acordo com a legislação brasileira, não existe um limite pré-determinado para o pagamento de um reembolso por despesa empresarial.
Cada empresa pode instituir sua política de reembolso, desde que os prazos fiquem bem claros para o funcionário, com um acordo entre ambas as partes.
As despesas mais comuns no processo de reembolso de despesas
Confira abaixo quais são as principais despesas reembolsadas por empresas no Brasil:
- atividades no home office;
- despesas com combustível;
- despesas médicas e hospitalares;
- despesas com viagens empresariais;
- transferência de domicílio decorrente do trabalho;
- entre outras despesas.
Leia também: O que é EVP? Importância e como fazer na sua empresa [Guia]
O que não é reembolsável?
Todo o processo de reembolso ou ressarcimento pode ser definido pela própria empresa, que cria uma política do que será pago de devolução, desde que de acordo com a lei.
Nem todas as despesas dos colaboradores são de caráter reembolsável, e cabe à empresa preparar um documento oficial, que elenque tudo o que será devolvido ao funcionário.
Quando falamos sobre despesas que não são reembolsáveis, nos referimos a qualquer tipo de despesa que não teve relação com o desempenho do trabalho.
Como fazer o reembolso de despesas dos funcionários? Passo a passo
Como mencionamos acima, o processo de reembolso pode ser feito de maneira manual ou automatizada, com o uso de ferramentas como o Excel e demais programas de organização de documentos e criação de planilhas.
Confira abaixo o passo a passo que a MaxxCard preparou para ajudar a sua empresa:
1. Elabore uma política de reembolso de despesas
Na política destinada a essa demanda corporativa, é preciso deixar bem claro o que vai ser ressarcido ou não pela empresa, bem como as condições para esse pagamento e os prazos que a empresa deve cumprir.
O colaborador deve estar de acordo com esses termos antes de solicitar por um reembolso de despesas.
2. Valide e compute os recibos
Aqui, os comprovantes fiscais e demais documentos que comprovem a despesa devem ser coletados e guardados pela empresa.
Nessa etapa, as despesas desses recibos digitalizados devem ser adicionadas no sistema contábil utilizado pela empresa, sempre gastos permitidos e de acordo com a política empresarial em questão.
3. Use um cartão de benefícios flexíveis para o reembolso
O reembolso não precisa, necessariamente, ser em dinheiro: é possível oferecer aos colaboradores um cartão de benefícios flexíveis, desde que equivalente à devolução em questão, e às políticas de reembolso da empresa.
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4. Reembolse o funcionário em um prazo curto
Busque reembolsar o seu colaborador no menor prazo possível, para evitar esquecimentos ou qualquer outro tipo de compromisso financeiro.
O reembolso, inclusive, deve ser exatamente igual ao valor da despesa – nem mais, nem menos.
Os recibos de pagamento de reembolsos devem ser adicionados, também, ao sistema contábil, e permanecer guardados pelo prazo de até 5 anos.
5. Revise o processo frequentemente, para haver aprimoração contínua
Logo que a política de reembolso começar a ser implementada na sua empresa, é normal que ela sofra por adaptações para melhor se adequar às necessidades do negócio.
Por isso, incentive o setor contábil a sempre acompanhar essa demanda, buscando melhorias que facilite o reembolso de despesas tanto para o colaborador quanto para a empresa.
Conclusão
Agora você sabe tudo sobre como funciona o reembolso de despesas para funcionários!
Busque sempre estar atento às modificações nessa área, para manter a sua empresa dentro da regularidade e fidelizar seus funcionários com uma política de benefícios realmente eficiente.
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