Gestão de despesas eficiente em 8 passos: controle financeiro, pessoal e empresarial

Você sabia que a gestão de despesas pode melhorar o funcionamento da sua empresa?

Aplicando a gestão de despesas em sua empresa, é possível identificar diversos pontos importantes para o seu negócio como: áreas de corte de gastos, economizar dinheiro e alcançar objetivos financeiros.

Confira no conteúdo de hoje, um guia completo sobre uma gestão de despesas eficiente!

O que é gestão de despesas?

A gestão de despesas é um processo de planejamento, execução e monitoramento dos gastos de uma empresa. Seu objetivo é garantir que os recursos sejam utilizados de forma eficiente e eficaz, maximizando o retorno sobre o investimento.

A gestão de despesas envolve uma série de atividades, como:

• planejamento;

• execução;

• monitoramento.

As melhores práticas de gestão de despesas integram e automatizam todas as atividades relacionadas a gastos, do fornecimento à liquidação. Isso permite que as empresas tenham uma visão clara de seus gastos e reconheçam oportunidades de redução de custos.

Ou seja, a gestão de despesas é uma ferramenta essencial para o controle financeiro das empresas. Além disso, ela melhora a eficiência operacional e pode aumentar os lucros.

Qual a diferença entre custos e despesas?

Custos e despesas são dois conceitos fundamentais para a gestão financeira de uma empresa. Embora sejam frequentemente confundidos, eles possuem diferenças importantes.

Custos são gastos relacionados à produção de bens ou serviços. Eles são necessários para que a empresa possa operar, pois estão diretamente ligados à sua atividade principal.

As despesas, por outro lado, são gastos relacionados à manutenção do negócio. Gastos esses que podem não estar diretamente ligados à produção de bens ou serviços, mas são necessários para que a empresa possa funcionar.

Quais são os tipos de despesas?

As despesas podem ser classificadas de diversas maneiras, tudo vai depender do seu objetivo. No entanto, uma das classificações mais comuns é a divisão entre despesas fixas e variáveis.

Despesas fixas são aquelas que não variam com o volume de vendas ou produção. 

Confira alguns exemplos de despesas fixas:

• aluguel;
• salários;
• impostos.

Já as despesas variáveis são aquelas que variam com o volume de vendas ou produção. Alguns exemplos de despesas variáveis incluem:

• matéria-prima;
• mão de obra direta;
• energia elétrica;
• combustíveis.

Outra classificação importante é a divisão entre despesas operacionais e despesas não operacionais.

Despesas operacionais são aquelas necessárias para a manutenção das atividades regulares da empresa. Exemplos de despesas operacionais são:

• despesas de vendas;
• despesas administrativas;
• despesas de marketing.

Despesas não operacionais são aquelas que não estão diretamente relacionadas às atividades regulares da empresa. Por exemplo:

• despesas financeiras;
• despesas de reestruturação;
• despesas com perdas e danos.

Por fim, as despesas também podem ser classificadas de acordo com sua natureza, como:

• despesas de consumo;
• despesas de investimento;
• despesas de financiamento.

As despesas de consumo são aquelas que se esgotam com o uso, como matéria-prima, mão de obra direta e energia elétrica. Já as despesas de investimento são aquelas que contribuem para o aumento do patrimônio da empresa.

Por outro lado, as despesas de financiamento são aquelas relacionadas ao pagamento de empréstimos e financiamentos, como juros e amortizações.

A escolha da classificação mais adequada depende das necessidades específicas da sua empresa.

Como fazer uma gestão de despesas eficiente?

A gestão de despesas é uma atividade essencial para qualquer pessoa ou empresa que deseja ter controle sobre suas finanças. Com uma gestão eficiente, é possível identificar os pontos mais importantes do seu negócio.

Confira abaixo 8 passos para fazer uma gestão de despesas eficiente.

1. Comece registrando todas as despesas

O primeiro passo é registrar todas as suas despesas, sejam elas pessoais ou empresariais. Isso pode ser feito manualmente, usando uma planilha ou um software de gestão financeira. 

É importante ter um registro completo de todos os seus gastos, para que você possa ter uma visão clara do seu orçamento.

2. Crie categorias para suas despesas

Depois de registrar todas as suas despesas, é importante criar categorias para elas. Isso facilitará o acompanhamento dos seus gastos e a identificação de áreas de corte. 

Acompanhe abaixo algumas das categorias mais comuns.

• Fixas: despesas que são recorrentes, como aluguel, condomínio, água, luz, internet, telefone, etc;
• Variáveis: despesas que podem variar de mês para mês, como alimentação, transporte, lazer, entre outras;
• Investimentos: despesas que são feitas para gerar retorno financeiro, como cursos, livros, etc.

3. Estabeleça um orçamento

Após criar categorias para suas despesas, é hora de estabelecer um orçamento. O orçamento é um plano que te ajuda a controlar os gastos e evitar dívidas. 

Para estabelecer um orçamento, considere as suas receitas e despesas, e defina suas metas para cada categoria.

4. Identifique áreas de corte de despesas

Agora é hora de identificar as áreas de corte de despesas. Para isso, analise as suas despesas e veja onde você pode reduzir os gastos. Algumas dicas para cortar despesas são:

• negociar com fornecedores;
• buscar alternativas mais baratas;
• cancelar assinaturas de ferramentas que você ou seus colaboradores não usam.

5. Negocie com fornecedores

Conforme destacamos acima, uma das formas de cortar despesas é negociar com fornecedores. Muitas vezes, é possível obter descontos ou condições especiais se você negociar diretamente com o fornecedor.

6. Esteja ciente dos impostos

Os impostos também são uma fonte de despesas. É importante estar ciente dos impostos que você deve pagar, para que você possa se planejar e evitar surpresas.

7. Revise e atualize regularmente o planejamento

O planejamento financeiro deve ser revisado e atualizado regularmente. Isso é importante para garantir que ele esteja alinhado com a realidade financeira da sua empresa.

8. Invista na educação financeira

A educação financeira é essencial para fazer uma gestão de despesas eficiente. Existem muitos recursos disponíveis para ajudar você a aprender sobre finanças, como livros, cursos ou mentorias.

Conheças as soluções oferecidas pela Maxxcard

Considerando tudo o que apresentamos no conteúdo de hoje, podemos concluir que a gestão de despesas é uma atividade essencial para qualquer empresa que deseja ter sucesso. 

Se você deseja melhorar a gestão de despesas da sua empresa, siga as dicas apresentadas neste artigo. 

Comece registrando todas as suas despesas, crie categorias para elas, estabeleça um orçamento e identifique áreas de corte. 

Além disso, negocie com fornecedores, esteja ciente dos impostos, revise e atualize regularmente o planejamento e invista na educação financeira.

Os cartões de benefícios da Maxxcard são uma ótima opção para empresas que buscam mais controle e economia em suas despesas. 

Com a ajuda da Maxxcard, você pode centralizar todos os gastos de sua empresa em um único cartão, facilitando o acompanhamento e a gestão.